Er worden steeds meer verzoeken tot recht van inzage door betrokkenen gedaan. Op het moment dat een dergelijk verzoek binnen komt, moet dit door de organisatie zorgvuldig en transparant worden opgepakt. Het verzoek moet op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) namelijk in beginsel binnen 1 maand worden verwerkt. In deze blog bespreken we 8 tips en tricks om je te helpen bij het behandelen van een dergelijk verzoek.
1. Implementeer een beleid rechten van betrokkenen
We zien nu dat veel ondernemingen nog geen beleid en procedure voor het behandelen van inzageverzoeken hebben. Op het moment dat het verzoek van een betrokkenen wordt ontvangen, wordt dan ook keer op keer bedacht hoe te handelen. Door een goed intern beleid rechten betrokkenen te implementeren weet iedereen snel hoe te handelen. Dit beleid moet omvatten:
- Hoe verzoeken worden ontvangen en geregistreerd.
- De stappen die genomen moeten worden om verzoeken te verifiëren en verwerken.
- De verantwoordelijkheden van verschillende teamleden.
- Het hebben van een gestandaardiseerd proces zorgt voor consistentie en helpt bij het efficiënt afhandelen van verzoeken
2. Controleer de identiteit van de betrokkene
Om te voorkomen dat persoonlijke gegevens onterecht worden vrijgegeven, is het belangrijk om de identiteit van de aanvrager te controleren. Vraag om voldoende identificatiegegevens. Wees wel terughoudend bij het vragen van een kopie van een identiteitsbewijs. Veelal beschik je over andere informatie waarmee je de identiteit kunt controleren.
3. Wees scherp op de termijnen
Zoals hierboven al aangehaald, moet een organisatie binnen één maand reageren op een inzageverzoek. Deze termijn kan in uitzonderlijke gevallen met nog eens twee maanden worden verlengd. Informeer de betrokkene hier altijd over in de eerste maand. Het is belangrijk om een systeem te hebben dat deze termijnen bijhoudt en zorgt voor tijdige reacties.
4. Wees transparant en compleet
Zorg ervoor dat je een volledige en duidelijke reactie geeft op het inzageverzoek. Dit omvat:
- Een kopie van de persoonsgegevens.
- Informatie over de verwerkingsdoeleinden.
- De betrokken categorieën van persoonsgegevens.
- De ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt.
- De bewaartermijn van de gegevens of, indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen.
Voor meer informatie over het recht van inzage, lees dan onze blog over hoe het Europese Hof oordeelt over inzageverzoeken.
5. Wees kritisch met betrekking tot gegevens van derden
Blijken de documenten naast de persoonsgegevens van betrokkene, ook gegevens van andere personen te omvatten? Dan dien je ervoor zorgen dat deze informatie niet onbedoeld wordt gedeeld met de betrokkene. Dit kan betekenen dat je bepaalde delen van de documenten moet anonimiseren of redigeren voordat je ze vrijgeeft. Neem dan ook alle gegevens zeer kritisch door en zorg ervoor dat je enkel deelt wat conform de wetgeving gedeeld kan worden.
6. Draag de gegevens veilig over
Wanneer je de gevraagde gegevens verstuurt, zorg ervoor dat dit op een veilige manier gebeurt.
7. Leg alles vast
Houd een gedetailleerd dossier bij van elk inzageverzoek. Zorg dat je hierin goed vast hebt gelegd wat de betrokkene heeft gevraagd, wat hij heeft ontvangen en of er nog aanvullende vragen zijn gesteld.
8. Wees bereikbaar voor overleg
Vaak wil een betrokkene iets specifieks inzien of helder hebben. Het is dan ook vaak niet eens nodig om helemaal uitvoerig te reageren. Zoek dan ook eerst het contact met de betrokkene en vraag uit waar het precies om gaat. Verder is het van belang te realiseren dat een betrokkene na ontvangst van de stukken nog vragen kan hebben. Zorg ervoor dat je hiervoor bereikbaar bent.
Heb je nog vragen? We helpen je graag!
We hopen dat je door deze tips en tricks, op een efficiënte en tijdige manier inzageverzoeken kan oppakken. Mocht je nog vragen hebben, neem dan vooral contact op met een van onze specialisten binnen het privacyrecht of arbeidsrecht.
Vera Rhebergen-Vaags
Paul Schepel
Bo Simmelink