Kunstmatige intelligentie (AI) is niet langer toekomstmuziek – het is nu al een integraal onderdeel van het moderne bedrijfsleven. Van geautomatiseerde klantensupport tot slimme analyses en wervingsprocessen: AI biedt werkgevers ongekende mogelijkheden om efficiënter en innovatiever te werken. Zo is de AI-Verordening van de Europese Unie op 1 augustus 2024 in werking getreden.
Maar met die mogelijkheden komen ook vragen: Hoe zorg je dat AI een versterking is en geen bron van misstanden? Hoe blijf je ethisch handelen? En hoe bescherm je de privacy van medewerkers en klanten?
In deze blog nemen we je mee in de do’s en don’ts van het inzetten van AI op de werkvloer.
De AI-Verordening
De AI-verordening stelt regels voor het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI). AI verwijst naar het vermogen van machines en computersystemen om taken uit te voeren die normaal menselijke intelligentie vereisen. Dit omvat activiteiten zoals leren, redeneren, problemen oplossen, beslissingen nemen en taal- of beeldverwerking. AI-systemen gebruiken vaak technieken zoals machine learning, neurale netwerken en natuurlijke taalverwerking om patronen in data te herkennen en complexe problemen op te lossen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om chatbots of systemen die sollicitanten selecteren.
De AI-Verordening maakt onderscheid tussen drie soorten AI-risico’s:
- Onaanvaardbaar risico: AI-systemen die als gevaarlijk worden beschouwd, zoals systemen die mensen manipuleren of discrimineren, worden verboden.
- Hoog risico: AI die grote schade kan veroorzaken aan gezondheid, veiligheid of rechten, zoals systemen voor personeelsbeheer (nieuw personeel, promoties), krijgt strenge regels.
- Beperkt of minimaal risico: Deze systemen moeten alleen zorgen voor transparantie, bijvoorbeeld door gebruikers te informeren dat AI wordt gebruikt. De meeste AI-systemen vallen in deze categorie en kunnen gratis gebruikt worden.
AI-systemen die gebruikt worden op de werkvloer, zoals voor het aannemen of evalueren van medewerkers, vallen vaak onder de ‘hoog-risico’ categorie, omdat ze grote invloed kunnen hebben op iemands carrière.
Er is ook aandacht voor gegevensbeveiliging: AI-systemen, zoals chatbots, slaan vaak persoonlijke gegevens op. Als deze gegevens niet goed worden beveiligd, kunnen ze uitlekken, wat voor organisaties juridische en financiële risico’s met zich meebrengt.
Rol van de ondernemingsraad bij implementatie van AI-systemen
De Ondernemingsraad kan ook een (belangrijke) rol spelen wanneer je als werkgever een AI-systeem in jouw organisatie wil implementeren. Onderstaand wordt weergegeven welke rechten de Ondernemingsraad heeft bij de implementatie van een nieuw AI-systeem.
Adviesrecht
Belangrijke technologische voorziening en/of investering
Volgens artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad (OR) adviesrecht bij onder meer:
- (sub k) de invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening;
- (sub h) het doen van een substantiële investering binnen de onderneming.
Wat wordt gezien als een "belangrijke" technologische voorziening, hangt af van de impact ervan. Dit is bijvoorbeeld het geval als het leidt tot een aanzienlijk verlies van banen, een wezenlijke verandering in de aard van het werk, of ingrijpende aanpassingen in de arbeidsomstandigheden.
Een voorbeeld hiervan is de implementatie van een AI-systeem dat fundamenteel de manier van werken binnen een bedrijf verandert. Denk aan AI die menselijke taken overneemt of systemen die medewerkers intensief monitoren en aansturen.
Het gebruik van een AI-systeem kan daarom – afhankelijk van de omstandigheden – worden beschouwd als een belangrijke technologische voorziening (sub k). Daarnaast kan het als een belangrijke investering worden aangemerkt als er sprake is van een aanzienlijke financiële uitgave voor het nieuwe systeem (sub h).
Kortom, bij de invoering van een AI-systeem kan de OR adviesrecht hebben. Of dit adviesrecht van toepassing is, hangt af van het specifieke AI-systeem dat wordt geïntroduceerd.
Instemmingsrecht
Volgens artikel 27 van de WOR heeft de OR instemmingsrecht bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van regelingen.
Een geïntroduceerd AI-systeem kan zelf ook regelingen omvatten. Zo’n systeem kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:
- arbeids- en rusttijden (artikel 27 lid 1 sub b),
- het beloningssysteem (sub c),
- aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid (sub e),
- de beoordeling van personeel (sub g),
- de verwerking van persoonsgegevens (sub k),
- of middelen die zijn gericht op het monitoren van aanwezigheid, gedrag of prestaties (sub l).
Stel dat een bedrijf zijn wervingsbeleid aanpast door een AI-systeem in te voeren dat sollicitanten beoordeelt, dan kan dit onder artikel 27 lid 1 sub e WOR vallen, dat betrekking heeft op het beleid rond aanstelling, ontslag en promotie.
Kortom, als een AI-systeem regelingen introduceert die onder artikel 27 van de WOR vallen, is hiervoor instemming van de OR vereist.
Trainingen & scholing
Zoals eerder genoemd, verplicht de AI-Verordening organisaties om hun medewerkers duidelijk te informeren over het gebruik van AI-systemen, inclusief de bijbehorende kansen en risico’s. Dit kan invloed hebben op het scholingsbeleid binnen de organisatie.
Als het scholingsbeleid wordt aangepast vanwege de invoering van AI, heeft de OR op grond van artikel 27 lid 1 sub f van de WOR instemmingsrecht.
Do’s en don’ts als werkgever
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) wijst erop dat veel werknemers zich niet goed bewust zijn van de risico’s bij het gebruik van AI-tools. Als werknemers niet voldoende kennis hebben, kunnen ze per ongeluk handelingen verrichten die in strijd zijn met de AVG. Een voorbeeld hiervan is het invoeren van medische of andere gevoelige klantgegevens in een AI-chatbot zonder de juiste beveiligingsmaatregelen. Dit kan leiden tot onbedoelde datalekken.
Om juridische risico’s te vermijden, is het belangrijk dat werkgevers actief stappen ondernemen. Het opnemen van duidelijke richtlijnen over het gebruik van AI-chatbots in het personeelshandboek is essentieel. Dit moet onder meer een verbod op het delen van persoonlijke of gevoelige informatie omvatten. Werknemers moeten ook bewust worden gemaakt van hun juridische verplichtingen en de gevolgen van fouten. Deze afspraken kunnen verder worden vastgelegd in een geheimhoudingsbeding binnen de arbeidsovereenkomst.
Concreet zijn er voor werkgevers dus de volgende do’s en dont’s:
Stap 1: Breng als werkgever in kaart met welke AI-systemen er binnen de organisatie wordt gewerkt: zijn er systemen aanwezig voor sollicitaties of beoordeling van werknemers?;
Stap 2: Breng dan in kaart of deze AI-systemen – met hoog risico – voor de juiste doeleinden worden ingezet en of deze systemen voldoen aan de wet- en regelgeving;
Stap 3: Is er nog geen vastgelegde regeling over hoe gegevens worden opgeslagen en bewaard? Zorg ervoor dat dit in gang wordt gezet;
Stap 4: Informeer daarnaast de werknemers over de inzet van AI-systemen: waarvoor worden hun gegevens verwerkt, met welk doel en hoelang worden deze gegevens bewaard;
Stap 5: Wil je binnen de organisatie een nieuw AI-systeem implementeren? Betrek de Ondernemingsraad dan tijdig bij dit besluit.
Neem contact op met JPR
Heb je nog vragen over kunstmatige intelligentie op de werkvloer en hoe jij en je medewerkers veilig omgaan met AI? Of wil je weten wat de wetgeving rond AI betekent voor jou? Neem vrijblijvend contact op met onze arbeidsrecht advocaten. We denken graag met je mee over de mogelijkheden.
Iris Conijn
Vera Rhebergen-Vaags
Lotte Veltkamp