De leaseauto en zakelijke telefoon blijven in bezit van werkgever. Of toch niet?

Het gebeurt geregeld dat werknemer en werkgever bij indiensttreding – of later tijdens de rit – als secundaire arbeidsvoorwaarde overeenkomen dat werkgever enkele zaken aan werknemer ter beschikking stelt. Denk bijvoorbeeld aan de leaseauto en de telefoon.
 
In voorkomende situaties zal een werkgever willen dat een werknemer de auto en telefoon weer inlevert. Denk bijvoorbeeld aan de situatie van (langdurige) ziekte van de werknemer, (langdurig) verlof van werknemer – zoals een sabbatical – een non-actiefstelling of gewoonweg de uitdiensttreding van de werknemer.
 
Kan werknemer zich op het standpunt stellen dat hij recht heeft en kan blijven houden op (het gebruik van) de telefoon en de auto? En wat voor redenen kan de werkgever aanvoeren om werknemer tot afgifte te bewegen? 

Wat regelt de wet?

In principe vallen partijen terug op het algemene contractenrecht. Aan de hand van de specifieke omstandigheden van het geval zal moeten worden bekeken of (i) werknemer het recht heeft (verworven) om (in privé) gebruik te maken van de door werkgever ter beschikking zaken en (ii) of werknemer in redelijkheid afgifte mag weigeren tijdens bijvoorbeeld langdurige afwezigheid.

Hoe wordt bepaald wat partijen hebben beoogd?

Kort gezegd begin je bij de afspraak. Wat zijn werkgever en werknemer overeengekomen? Is bijvoorbeeld overeengekomen dat werknemer een auto (of telefoon) ook in zijn vrije tijd mag gebruiken? Dan kan de werknemer op zijn beurt betogen dat dit is aan te merken als secundaire arbeidsvoorwaarde. Dit recht op gebruik van die door werkgever ter beschikking gestelde zaken kan niet zomaar eenzijdig worden stopgezet.

Dus als uitgangspunt geldt datgene wat partijen – al dan niet schriftelijk – zijn overeengekomen. 
 
Zijn de afspraken omtrent het (stopzetten van het) gebruik van de ter beschikking gestelde zaken niet vastgelegd? Dan wordt het lastiger te reconstrueren (en te bewijzen) wat partijen voor ogen heeft gestaan. Denk daarbij ook aan afspraken die wel zijn geregeld, maar een concrete situatie over het hoofd is gezien. Bijvoorbeeld partijen hebben regels opgesteld over het gebruik van een auto, maar niets is geregeld over de situatie wanneer een werknemer niet meer werkt (maar wel in dienst is).

Kan datgene wat partijen aanvankelijk hebben beoogd ook gaandeweg veranderen?

Wanneer afspraken schriftelijk zijn vastgelegd, zegt dat veel, maar niet alles. Een werknemer kan zich in sommige gevallen beroepen op een recht ‘van gebruik’ dat niet met zoveel woorden blijkt uit een overeenkomst. De werknemer zegt dan kortweg: “Dit is sinds jaar en dag gebruik en ik zie geen reden waarom in mijn specifieke geval afgeweken moet worden van dit gebruik.” Dit wordt ook wel eens een beroep op het bestaan van een ‘verworven recht’ genoemd of een ‘bestendig gebruik’. Een overeenkomst heeft niet alleen de door partijen overeengekomen rechtsgevolgen, maar ook die welke, naar de aard van de overeenkomst, uit de wet, de gewoonte of de eisen van redelijkheid en billijkheid voortvloeien.

Wanneer mag een werknemer afgifte niet weigeren?

De eerste stap is om vast te stellen of het gebruik een secundaire arbeidsvoorwaarde is (geworden) van de werknemer. Is dat het geval, en is niet voorzien in duidelijke afspraken omtrent afgifte, dan vindt er een belangenafweging plaats wanneer de werkgever om afgifte van de zaken verzoek.
 
Zo kan het belang van de werknemer bij gebruik van bijvoorbeeld de leaseauto tijdens ziekte tegenover het belang van de werkgever bij het inleveren van de leaseauto worden gezet.

Het belang van de werkgever zal zwaarder wegen wanneer dit een ‘zwaarwegend bedrijfsbelang’ betreft. Denk bijvoorbeeld aan de bedrijfsauto installatietechniek, met daarin apparatuur en gereedschap, die werknemer ook privé mag gebruiken. Wanneer de werknemer langdurig ziek is, kan die bedrijfsauto niet worden ingezet voor de kernactiviteit van de onderneming van de werkgever. Waarschijnlijk zullen daardoor minder klanten bediend kunnen worden en daardoor zal het bedrijf schade kunnen lijden. Het risico van (aanzienlijke) schade zal veelal zwaarder wegen dan het recht.

De compensatie bij (verplichte) afgifte

In de situatie, waarin niet is voorzien in teruggave, is de vordering van werkgever tot afgifte van de zaak aan te merken als een eenzijdige wijziging van een (secundaire) arbeidsvoorwaarde. Zoals hiervoor benoemd zal in dat verband een belangenafweging dienen plaats te vinden.
 
Wil de werkgever dat de belangenafweging (sneller) in zijn voordeel uitvalt, dan zal de werkgever de werknemer een passende compensatie moeten bieden voor het verlies van de leaseauto of telefoon. Immers, het verval van het recht om de leaseauto te gebruiken, is in feite het verval van een arbeidsvoorwaarde. Dit leidt in de regel tot (financieel) nadeel bij werknemer.
Als compensatie kan worden gedacht aan een financiële compensatie, de compensatie in natura door een andere leaseauto ter beschikking te stellen of de compensatie in tijd door (slechts) een overgangsperiode in acht te nemen.
 
Indien werkgever het nalaat een passende compensatie aan te bieden in de gevallen waar dit wel gewenst is, zal een werknemer de optie kunnen hebben nakoming te vorderen van de arbeidsvoorwaarde en voor zover nakoming niet mogelijk is, een vervangende schadevergoeding.
 
Voor de berekening van het financiële nadeel van de werknemer, kan aansluiting worden gezocht bij het voordeel dat werknemer op dit moment heeft bij het gebruik van de zaak. Het ‘wegstrepen’ van dit voordeel vormt het uitgangspunt voor de som van compensatie. Daarbij volgt uit rechtspraak dat de fiscale bijtelling als aanknopingspunt kan dienen voor de berekening van een vervangende schadevergoeding.

Een voorbeeld uit de praktijk

De rechtbank Midden-Nederland liet zich op 25 juli 2018 uit over een zaak waarin de werkgever ten onrechte afgifte van de leaseauto vorderde.
 
De werknemer had zich in maart 2018 arbeidsongeschikt gemeld. In mei 2018 vordert de werkgever afgifte van de leaseauto en mobiele telefoon. De werkgever beroept zich op een bepaling uit de cao die bepaalt dat werknemers in bruikleen afgestane zaken moeten teruggeven wanneer werkgever daar om vraagt.
De werknemer gaat niet in op de eis tot afgifte. Daarop verrekent de werkgever de kosten voor huur van een vervangende auto en abonnementsgeld voor de telefoon met het uit te betalen vakantiegeld van de werknemer.

De kantonrechter constateert dat de schriftelijke arbeidsovereenkomst niets vermeldt over een leaseauto of mobiele telefoon. Vervolgens wordt geconstateerd dat de werknemer de leaseauto en telefoon reeds 16 jaar ook voor privédoeleinden gebruikt. Gedurende die tijd is een bestendig gebruik ontstaan van het gebruik van de leaseauto en mobiele telefoon. De werknemer hoeft er daarom geen rekening mee te houden dat hij op het eerste verzoek van de werkgever de zaken zou moeten inleveren. Het gebruik van de leaseauto en mobiele telefoon voor privédoeleinden zijn onderdeel geworden van de arbeidsvoorwaarden. Die mogen niet zonder eenzijdig wijzigingsbeding gewijzigd worden, tenzij de werkgever – kort gezegd – een ‘zwaarwegend bedrijfsbelang’ kan aanvoeren. Dat kan de werkgever niet; de werknemer behoudt het recht op (gebruik van) de auto en telefoon.

Tips

Het voorgaande is geen betoog om alle onderlinge afspraken en gebruiken schriftelijk vast te leggen. Integendeel.
Het voorgaande toont aan dat een overeenkomst ‘op maat’ van grotere waarde kan zijn dan pagina’s vol tekst van standaardovereenkomsten en –reglementen.
 
Het hebben van diverse regelingen lijkt op papier waardevol, maar wanneer hier in de praktijk van wordt afgeweken, hebben die regelingen uiteindelijk minder waarde.
Wel is van belang eens in de zoveel tijd de bestaande regelingen onder de loep te nemen. Wordt hiervan afgeweken in de praktijk? Dat hoeft geen probleem te zijn, mits die nuance op juiste wijze wordt verwerkt.
 
In de voorgaande zaak van 25 juli 2018 had de uitkomst anders kunnen zijn wanneer werkgever uitdrukkelijk had aangegeven dat de leaseauto en mobiele telefoon in bruikleen worden verstrekt in de zin van de toepasselijke cao. Dit is een kleine aanpassing; dit is tevens slechts een van de vele denkbare voorbeelden.
 
Meer handvatten nodig bij het opstellen van nieuwe bepalingen of het stroomlijnen van bestaande afspraken? Neem dan contact met ons op.