“Wetsvoorstel Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid: de Aandeelhoudersvergadering" (Geüpdatet 24 april 2020)

Hoe houd je een algemene vergadering van aandeelhouders tijdens de coronacrisis?

Desperate times require desperate measures, daarom is vandaag, 24 april 2020, de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (hierna: ‘tijdelijke wet’) in werking getreden zodat tijdelijk afgeweken kan worden van de wettelijke voorschriften met betrekking tot tal van zaken, waaronder de algemene vergadering van aandeelhouders. De tijdelijke wet geldt ook voor verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen en toezichthoudende organen van stichtingen. De tijdelijke wet geldt met terugwerkende kracht vanaf 23 maart 2020. Lees voor een overzicht van de belangrijkste punten ook de blog die onze collega Paul Schepel hierover schreef.

De oproeping van een virtuele algemene vergadering

Voor zover de statuten van vennootschappen dat nog niet geregeld hadden, kan er door de tijdelijke wet ook voor worden gekozen om aandeelhoudersvergaderingen uitsluitend via elektronische weg te houden. Zo kunnen in deze coronatijd ondanks de maatregelen die het vergaderen bemoeilijken, toch rechtsgeldige besluiten genomen worden.
De normale wettelijke en statutaire regelingen voor het houden van aandeelhoudersvergaderingen moeten nog steeds in acht genomen worden. Daarnaast gelden de volgende aandachtspunten voor de oproeping voor een virtuele vergadering:

• bij de oproeping moet worden vermeld dat er een elektronische vergadering wordt gehouden waaraan niet fysiek kan worden deelgenomen;
• de oproeping vermeldt met welk elektronisch communicatiemiddel en via welk systeem aan de vergadering kan worden deelgenomen en hoe er kan worden gestemd;
• de aandeelhouders worden tot 72 uur voorafgaand aan de algemene vergadering in de gelegenheid gesteld om op een in de oproeping aangegeven wijze vragen te stellen over de agendapunten;
• de oproeping kan vermelden dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering zijn uitgebracht, kunnen worden gelijkgesteld met stemmen die tijdens de vergadering zijn uitgebracht.

Wij denken met u mee en hebben daarom vast een model oproepingsbrief voor een virtuele aandeelhoudersvergadering gemaakt.

Het is belangrijk om óók in deze crisistijd de voorschriften in acht te nemen zodat de geldigheid van besluitvorming van de algemene vergadering niet achteraf kan worden aangetast. Mocht u vragen hebben over deze voorschriften of worden geconfronteerd met een ander probleem die de belangen van uw vennootschap raken, neem gerust contact op met de sectie ondernemingsrecht van JPR Advocaten.