Hoe ver reikt het inzagerecht van een werknemer?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) biedt betrokkenen de mogelijkheid om inzage te krijgen in de persoonsgegevens van werknemers die de werkgever verwerkt. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) bood deze mogelijkheid ook al. Alleen blijkt door de komst van AVG meer aandacht voor dit recht te zijn. Werknemers dienen steeds vaker een inzageverzoek in. Moet de werkgever een werknemer in een dergelijk geval volledige openheid van het personeelsdossier geven of zitten hier toch nog beperkingen aan? Wij lichten het inzagerecht van de werknemer graag in onderstaande nieuwsbrief toe.

Geldt het inzageverzoek ook voor een werkgever?

De AVG is van toepassing op alle organisaties die binnen Nederland persoonsgegevens verwerken. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie bevatten over een natuurlijke persoon en die persoon identificeerbaar is. Gelet op deze criteria kan snel tot de conclusie gekomen worden dat de AVG ook van toepassing is voor een werkgever. Immers een werkgever verwerkt veel gegevens die duidelijk en zeer eenvoudig te herleiden zijn tot een natuurlijke persoon.

Nu de AVG van toepassing is, is een werkgever ook gehouden aan artikel 15 AVG, het recht op inzage van werknemer. Dit was voor de invoering van de AVG overigens ook al vaste rechtspraak. Dit houdt aldus in dat een werknemer een werkgever mag vragen welke persoonsgegevens ten aanzien van hem of haar worden verwerkt. Hierbij is de werknemer niet verplicht om de reden van zijn verzoek aan te geven. Overigens kan HR hier natuurlijk wel om vragen om gericht in te kunnen gaan op de vraagstelling en een eventueel probleem aan de oppervlakte te krijgen.

Een belangrijk aspect van het inzagerecht is dat een werknemer dit recht ook meer dan eens mag uitoefenen. De wetgeving geeft hierbij uitsluitend aan dat het verzoek wel met redelijke tussenpozen moet worden gedaan. Vraagt een werknemer bijvoorbeeld elke maand of twee maanden om inzage, dan zou de werkgever dit mogen weigeren.

Hoe moet een werkgever reageren op een verzoek?

In beginsel moet binnen vier weken worden gereageerd op het verzoek. Slechts wanneer het een zeer omvangrijk verzoek is, zou de werkgever een langere termijn kunnen aanhouden. Wanneer de werkgever van deze verlenging gebruik zou willen maken, moet de werkgever wel de werknemer hiervan gemotiveerd op de hoogte stellen.

De werkgever moet vervolgens het volgende inzichtelijk maken:

• een volledig overzicht van de door de werkgever verwerkte gegevens van de werknemer;
• een omschrijving van het doel of de doeleinden van de gegevensverwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers;
• alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.

Onder de Wbp is overigens ook al bepaald dat de werknemer een afschrift van de stukken mag verzoeken. Houdt hiermee dan ook bij het aanleggen van uw personeelsdossier rekening.

Geldt het inzagerecht voor het gehele personeelsdossier?

Het inzagerecht gaat niet zover, dat de werkgever het gehele dossier dient te verstrekken aan de werknemer. Uiteraard vallen alle officiële stukken, te weten correspondentie zoals een waarschuwing, verslag van een beoordelingsgesprek en stukken over promotie en salaris, onder het inzagerecht. Het is als werkgever wel mogelijk om interne notities of e-mails tussen leidinggevenden, directie en HR achter te houden. Ditzelfde geldt ook voor documentatie die over de werknemer en andere werknemers gaan waardoor de positie van derden in het gedrang zouden kunnen komen.

Tips

• Schrijf een beleid hoe om te gaan met rechten van werknemers;
• Zorg dat de afdeling HR op de hoogte is van de termijn van 4 weken;
• Deel een personeelsdossier overzichtelijk in, maak hierbij onderscheid tussen officiële stukken en interne notities.

Mocht u een verzoek ontvangen van uw werknemer en twijfelt u of bepaalde stukken onder het recht van inzage vallen, neem dan vrijblijvend contact met onze privacy- en arbeidsrechtspecialisten op.

Voor meer informatie over de bewaartermijnen van persoonsgegevens, kunt u onze eerdere blog over bewaartermijnen raadplegen. Hierbij merken wij op dat in de blog weliswaar wordt gesproken over de Wbp, maar de bewaartermijnen zijn door de invoering van de AVG niet gewijzigd waardoor deze bewaartermijnen nog als richtlijn gebruikt kunnen worden.