Inhouse kennisupdate & awareness training AVG

Inhouse kennisupdate en awareness training AVG bij Wensink

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). Voor Wensink Automotive mocht Leonie, namens JPR Advocaten, aan de slag met een implementatiesessie voor een groot deel van het personeel. Van directie en management tot aan de monteurs in de werkplaatsen.

Informeren en trainen

Leonie vertelt: “We geven workshops om te laten zien hoe je nu eigenlijk moet omgaan met de AVG. Dit deden we bij Wensink in samenwerking met Tamara Tielen van Dazzle, die gespecialiseerd is in het realiseren van verandermanagement.
De AVG heeft veel consequenties. Het is van belang dat de hele organisatie wordt geïnformeerd en getraind om er zo goed mogelijk mee om te gaan en er mee te werken. We zijn gestart met zes sessies voor de directie, hier is met name aandacht besteed aan het juridisch kader en het bepalen van beleid. Onderdeel van deze sessies was het maken van een nulmeting; wat is de huidige stand van zaken? Wat is er nodig aan organisatorische maatregelen? Door het maken van een nulmeting krijgen we in kaart wat er moet gebeuren en hebben we een plan gemaakt om het personeel te informeren en in beweging te krijgen.”

Samenwerking

Wensink heeft als slogan Betrokken, Betrouwbaar, Bevlogen, Professioneel en Trots. Dat hebben Leonie en Tamara zoveel mogelijk in de verschillende sessies naar voren laten komen. Leonie: “Uiteraard is het belangrijk om eerst bij het management een gedragsverandering teweeg te brengen. Er zijn een aantal maatregelen doorgevoerd, het management zal dit moeten uitdragen naar het gehele personeel. Afhankelijk van de groep bepalen we de invalshoek. De ene sessie is voor de verkopers en de volgende is voor de servicemanagers of monteurs uit de werkplaats. De ervaring van Wensink is dat we het op een luchtige manier brengen en de werknemers steeds heel praktisch helpen hoe ze ermee aan het werk kunnen.”

Inhouse – in de showroom

Leonie vertelt: “Het personeel heeft het eerste contactmoment met de klant. Er wordt met gevoelige informatie van de klant gewerkt, denk bijvoorbeeld aan kopietjes van rijbewijzen. De sessies werden op locatie, in de showrooms bij Wensink, gegeven. Het voordeel hiervan is dat we naast een rondleiding door de showroom ook direct kunnen laten zien waar de aandachtspunten zijn. Door het personeel actief te betrekken in deze sessies krijgen we inzicht in de kritische processen. Op bureaus heb je vaak alles open liggen. Vergrendel je je computer als je even koffie haalt? Hoe ga ik om met personeelsgegevens? Wat zijn de verwachtingen van de klant? We laten de mensen er gelijk mee aan de slag gaan. Doordat het personeel in hun eigen omgeving aanwezig is, heb je direct concrete voorbeelden die je anders niet kunt laten zien.”

E-learning en terugkomdag

Leonie: “We hebben de eerste grote stappen al gezet om te voldoen aan de AVG. Er komen nog vier sessies en een eindsessie met de directie. In juni wordt er een E-learning programma ingezet voor het gehele personeel. In september is er een terugkomdag voor de mensen die we hebben getraind. Dan gaan we ook beoordelen of we dit een vervolg geven, om de mensen continue op de hoogte te houden. De AVG blijft zich ontwikkelen. Het is voor veel bedrijven ook een goed marketinginstrument: de particulier verlangt en verwacht dat je zorgvuldig met hun gegevens om gaat.”

Succes

“Doordat je de AVG-training met een groot deel van de medewerkers samen doet creëer je ook een groot draagvlak. Het personeel bij Wensink heeft bepaalde oplossingen bijvoorbeeld zelf aangedragen. Het belangrijkste is; ze hebben commitment bij de veranderingen die plaats vinden.” 

Bent u benieuwd naar de consequenties van de AVG voor uw organisatie? Neem contact op met JPR Advocaten, we helpen u graag verder.