De jaarvergaderingen staan weer voor de deur. De wet kent alleen een fysieke vergadering. Fysiek vergaderen is in deze coronatijd echter geen goed idee. Bij grotere aantallen mag het nu niet eens. De volksvertegenwoordiging mag nu al digitaal vergaderen. De tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (hierna de tijdelijke wet) maakt dat nu ook voor verenigingen, N.V. ’s en B.V. ’s mogelijk.
Het bestuur mag bepalen dat digitaal wordt vergaderd. Er gelden wel enkele voorwaarden (lees voor leden bij de N.V. en de B.V. aandeelhouders en andere vergadergerechtigden):
- De leden moeten de vergadering digitaal kunnen volgen;
- De leden moeten tot 72 uur voor de vergadering vragen kunnen stellen. Het bestuur moet deze uiterlijk op de vergadering beantwoorden en de antwoorden op de website publiceren of langs elektronische weg aan alle leden sturen.
- De leden moeten tijdens de vergadering nadere vragen kunnen stellen, tenzij dat echt niet mogelijk is. De voorzitter van de vergadering mag dit regelen.
Verder mag het bestuur bepalen dat elektronisch wordt gestemd, eventueel ook al voorafgaand aan de vergadering.
Het bestuur mag de termijn voor het uitbrengen van de jaarrekening en het jaarverslag met maximaal vier maanden verlengen. De ledenvergadering verliest dan die bevoegdheid.
Verder kan het bestuur de publicatie van de jaarrekening uitstellen als dat nodig is in verband met de uitbraak van het coronavirus. Deze regeling geldt ook voor stichtingen.
Voor verenigingen van eigenaars gelden dezelfde regels. De voorzitter kan echter de bevoegdheid van het bestuur uitoefenen. Verder kan de termijn voor het uitbrengen van de jaarrekening met zes maanden worden verlengd.
Op grond van het overgangsrecht worden digitale vergaderingen die al zijn gehouden en aan deze eisen voldoen alsnog rechtsgeldig.
Wilt u meer weten? U kunt ons altijd bellen of mailen voor nader advies.
Vera Rhebergen-Vaags
Bo Simmelink