Heeft jouw organisatie meer dan 100 werknemers die minstens 20 uur per week werken? Dan ben jij vanaf 1 juli 2024 verplicht om te voldoen aan de Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit, WPM. De rapportageverplichting verplicht jou als werkgever te rapporteren over de CO2-uitstoot van de ‘werkgebonden mobiliteit’ van jouw werknemers. Wat dat precies inhoudt, lees je hieronder.
Wie valt onder het begrip ‘werknemer’ en ‘werkgever’?
Onder het begrip ‘werkgever’ wordt verstaan een onderneming met één handelsregisternummer bij de Kamer van Koophandel, inclusief meerdere Nederlandse vestigingen met datzelfde nummer. Zelfstandige ondernemingen (met een ander KVK-nummer) dienen zelfstandig te rapporteren.
Onder het begrip ‘werknemer’ wordt verstaan alle medewerkers binnen één KVK-nummer, op basis van de situatie op 1 januari van het peiljaar. De werknemer heeft een contract van minstens 20 uur per week, inclusief woon- en werkverkeer naar het buitenland.
| Werkgever | Werknemer |
|
Een onderneming of rechtspersoon ingeschreven onder een uniek handelsregisternummer bij de Kamer van Koophandel (KVK). |
Alle medewerkers van alle vestigingen binnen hetzelfde KVK-nummer worden opgeteld. |
|
Mogelijk met meerdere Nederlandse vestigingen onder hetzelfde handelsregisternummer (vestigingen buiten Nederland zijn uitgesloten). Rapporteert over alle vestigingen gezamenlijk. |
De peildatum voor het bepalen van het aantal medewerkers is 1 januari van het rapportagejaar. |
|
Afzonderlijke ondernemingen met meer dan 100 werknemers moeten individueel registreren en rapporteren, indien ze niet onder een hoofdvestiging vallen. |
Een persoon wordt beschouwd als werknemer wanneer: De werkgever een contract heeft afgesloten dat 20 of meer uren betaald werk per maand garandeert op genoemde peildatum. |
|
De volgende groepen worden niet als werknemers beschouwd onder de verplichting:
|
Wat moet je rapporteren?
Het rapport moet de totale uitstoot van werkgebonden mobiliteit van het bedrijf bevatten. Dit betreft zowel de zakelijke mobiliteit als de woon-werk mobiliteit.
'Zakelijke mobiliteit' omvat alle reizen die werknemers voor hun werk maken, met uitzondering van woon-werkverkeer, en kan worden onderverdeeld in drie categorieën:
- Lease- en/of eigen wagenpark.
- Mobiliteitsdiensten, zoals openbaar vervoer en deelauto's.
- Declaraties.
Woon-werkmobiliteit verwijst naar de reizen van werknemers tussen hun thuis- of verblijfplaats en hun vaste werkadres, inclusief reizen naar verschillende vestigingen van de werkgever.
Als je als werkgever geen volledige en correcte registratie van woon-werkmobiliteit bijhoudt, biedt de regeling twee manieren om toch aan de rapportageverplichting te voldoen: een jaarlijkse enquête onder medewerkers of het implementeren van een ritregistratiesysteem.
Kilometers moeten worden gespecificeerd per brandstoftype en vervoerswijze. Voertuigen zoals auto's, motorfietsen, bromfietsen/scooters, (elektrische) fietsen, lopen en openbaar vervoer vallen onder de rapportageverplichting.
Wanneer hoeft niet gerapporteerd te worden?
Als werkgever hoef je niet te rapporteren als je geen voorzieningen aanbiedt voor zakelijke of woon-werkmobiliteit. Vlieg- en bootreizen worden niet meegerekend. Speciaal aangepaste voertuigen en voertuigen met grijze kentekens, zoals bestelbusjes of politieauto's, hoeven ook niet gerapporteerd te worden. Nood- en hulpdienstenritten en taxiritten door chauffeurs vallen ook buiten de rapportageverplichting. Let op: ritten waarbij jouw werknemer als passagier meerijdt, worden wel meegeteld.
Wat betekent dit voor de praktijk?
Wanneer je dus volgens de regeling meer dan 100 medewerkers hebt die minstens 20 uur per maand werken en niet binnen de uitzonderingen vallen, ben je verplicht tot registratie. We raden je aan om hier direct mee aan de slag te gaan. Uiterlijk 30 juni 2025 dien je de gevraagde gegevens over 2024 aan te leveren. Dit gebeurt via het online portal.
Denk hierbij aan de volgende zaken als werkgever:
- Informeer je medewerkers en de ondernemingsraad over de rapportageverplichting en de vereiste kilometerregistratie.
- Ga in gesprek met relevante partijen over de kilometers die onder de rapportageverplichting vallen, zoals de salarisadministratie. Zij kunnen extra informatie verschaffen met betrekking tot de zakelijke kilometers en het woon-werkverkeer;
- Implementeer een efficiënt intern declaratiesysteem dat specifiek is voor elk vervoermiddel en brandstoftype.
Neem contact op als je nog vragen hebt
Heb je vragen over de rapportageverplichting of heb je hulp nodig bij het opstellen van de rapportage? De arbeidsrechtspecialisten van JPR staan voor je klaar.
Vera Rhebergen-Vaags
Paul Schepel
Bo Simmelink