Mag een werkgever de e-mail controleren van een werknemer?

Deze vraag stond centraal in een uitspraak van de rechtbank Amsterdam. De werknemer stelde dat de werkgever hiertoe niet had mogen overgaan en vorderde in dat kader ook schadevergoeding wegens de privacyschending gepleegd door de werkgever.

Conflict

Een werkgever heeft sinds 2010 een werknemer in dienst. De werknemer heeft een leidinggevende rol en is verantwoordelijk voor het aansturen van het personeel, voor relatiebeheer en voor het verloop van opdrachten. Begin 2020 krijgt de werknemer een conflict met een ondergeschikte medewerker. Nadat de bestuurder is ingelicht door de werknemer belegt de bestuurder een vergadering met het personeel, maar zonder de betreffende werknemer. Na afloop van deze vergadering, heeft de werkgever besloten onderzoek te gaan verrichten op het werkaccount, waaronder ook het e-mailaccount, van de werknemer. De resultaten uit dit onderzoek gebruikt de werkgever onder meer in de procedure om de ontbinding van de arbeidsovereenkomst te realiseren.

De werkgever probeert op diverse gronden een ontbinding van de arbeidsovereenkomst te realiseren. Ondanks dat de rechter van oordeel is dat de werkgever nagelaten heeft hoor en wederhoor toe te passen en een verbetertraject aan te bieden, gaat de rechter over tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst. De rechter komt evenwel tot de conclusie dat de arbeidsrelatie wel ernstig verstoord is door de handelswijze van de werkgever, mede door het doorzoeken van de
e-mailbox. Wij zullen in deze blog niet stil staan bij de arbeidsrechtelijke overwegingen die hier spelen, maar enkel bij de overwegingen die zijn geplaatst bij het doorzoeken van de e-mailbox.

Doorzoeken e-mailbox inbreuk op de privacy en in strijd met het EVRM

In plaats van het deugdelijk opbouwen van een dossier, heeft de werkgever zonder toestemming de e-mailbox van de werknemer laten onderzoeken door een collega van de werknemer. Dit is volgens de rechtbank op zichzelf al een inbreuk op de privacy van de werknemer en in strijd met artikel 8 EVRM, te meer nu er niets schokkends uit de e-mails naar voren komt.

De rechtbank rekent het de werkgever aan dat zij het onderzoek heeft ingezet zonder dat sprake was van een concrete verdenking en dat het onderzoek niet werd verricht door een extern bureau. Bovendien heeft het onderzoek niet alleen betrekking op lopende projecten, maar ook op mails uit 2016, 2017 en 2018. De zoekopdracht is niet gekoppeld aan een specifiek zoekterm. Het onderzoek was dan ook veel te ruim uitgevoerd. Daar komt bij dat de werkgever met de vergaarde e-mails ongefundeerde verwijten richting de werknemer heeft gemaakt. De werkgever heeft met deze handelwijze de arbeidsverhouding tussen partijen onnodig verstoord.

Voor de rechtbank is de grove privacyschending zelfs reden om een bedrag van maar liefst € 10.000,- mee te nemen in de billijke vergoeding. Dit bedrag is, wanneer gekeken wordt naar de jurisprudentie over privacyschending, erg hoog.

Wanneer mag u een e-mailbox doorzoeken?

In deze zaak staat centraal dat de werkgever een ongerechtvaardigde inbreuk pleegde op de privacy van de werknemer door zijn e-mailbox te doorzoeken. Zonder het doorzoeken van het werkaccount waren een aantal verwijten aan de werknemer immers achterwege gebleven. Wanneer is het wél mogelijk om een e-mailbox te doorzoeken?

Het Europese Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) heeft in 2017 aangeven wanneer een inbreuk op de privacy in dit soort situaties gerechtvaardigd is, in de zaak Bărbulescu/Roemenië . Volgens het EHRM moeten volgende factoren worden meegewogen: (i) of de werknemer vooraf is geïnformeerd over de mogelijke monitoring van correspondentie en andere communicatie door de werkgever en de implementatie daarvan, (ii) wat de omvang is van het toezicht is en de mate van inbreuk op de privacy van de werknemer, (iii) of de werkgever legitieme gronden heeft aangevoerd om de inbreuk te rechtvaardigen, (iv) of het mogelijk zou zijn geweest om met minder ingrijpende methoden en maatregelen een controlesysteem op te zetten, (v) de gevolgen van het toezicht voor de werknemer, en (vi) of de werknemer adequate waarborgen is geboden, in het bijzonder wanneer de methoden indringender van aard waren.

Het is duidelijk dat het niet snel gerechtvaardigd is om een e-mailbox van een werknemer te (laten) doorzoeken. De rechter in bovenstaande zaak noemt specifiek het gebrek aan toestemming en het gebrek aan vooraankondiging als redenen waardoor de inbreuk niet gerechtvaardigd is, bovendien speelde mee dat een collega-bestuurder de e-mailbox heeft doorzocht en niet een extern bureau.

De toewijzing van € 10.000,- bruto aan billijke vergoeding terzake de privacyschending kan naast deze factoren een extra drempel opleggen voor het doorzoeken van een e-mailbox. Voor de werkgever is het na deze uitspraak extra oppassen geblazen om een dergelijke vergoeding aan de werknemer te voorkomen.

Heeft u een (naderend) conflict met of gegronde verdenkingen bij een werknemer? Wilt u zeker weten of u er goed aan doet om een e-mailbox te (laten) doorzoeken? JPR Advocaten assisteert bij geschillen binnen het arbeidsrecht. U kunt ook contact opnemen met een van onze advocaten privacy.