Transitievergoeding en scholingskosten

Bij het einde van een arbeidsovereenkomst die minimaal twee jaar geduurd heeft, heeft de werknemer met ingang van 1 juli 2015 recht op een in de wet vastgelegde transitievergoeding. Op de hoogte van de transitievergoeding wordt nader ingegaan bij het onderwerp “Hoogte van de vergoeding”.

Bekend was al dat onder omstandigheden scholingskosten die tijdens het dienstverband zijn gemaakt met de transitievergoeding kunnen worden verrekend. Daarbij werd gedacht aan de kosten van een outplacementbureau of de kosten van een (extra) opleiding. Onduidelijk was echter welke kosten hiervoor in aanmerking komen.

Onlangs is het concept “Ontwerpbesluit transitievergoeding” gepubliceerd. In dit besluit wordt uiteengezet welke kosten in mindering gebracht kunnen worden op de transitievergoeding en ook onder welke voorwaarden dit dient te gebeuren.

Soorten kosten

Het concept Ontwerpbesluit maakt een onderscheid tussen twee soorten kosten, te weten ‘transitiekosten’ en ‘inzetbaarheidskosten’. Wat is het verschil tussen deze kosten?

Transitiekosten
Onder transitiekosten wordt verstaan kosten van maatregelen die genomen zijn in verband met het eindigen of het niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst. Deze maatregelen zijn gericht op het voorkomen van werkloosheid of het bekorten van de periode van werkloosheid; kortom: zij zijn gericht op het van werk-naar-werk helpen van de werknemer. Als voorbeelden van deze kosten worden een drietal mogelijkheden gegeven:

• Kosten voor scholing;
• Kosten voor outplacement;
• Kosten voor het in acht nemen van een langere dan de tussen partijen geldende opzegtermijn, waarbij de werknemer gedurende deze periode vrijgesteld is van het verrichten van werkzaamheden.

Inzetbaarheidskosten
Onder inzetbaarheidskosten wordt verstaan kosten verband houdende met het bevorderen van de brede inzetbaarheid van de werknemer die tijdens de arbeidsovereenkomst zijn gemaakt. Deze kosten worden gemaakt gedurende het dienstverband. De maatregelen zijn gericht op het versterken van de arbeidsmarktpositie van de werknemer.

Hieronder vallen niet de kosten die een directe relatie hebben met de functie van de werknemer of een toekomstige functie van de werknemer bij dezelfde werkgever. Hieruit valt af te leiden dat zodra gesteld kan worden dat de werkgever voordeel heeft van een maatregel, de met deze maatregel gepaard gaande kosten niet voor aftrek in aanmerking komen. Dit geldt ook voor de kosten die gemaakt zijn om een werknemer te kunnen herplaatsen binnen de eigen organisatie of zusteronderneming.

Welke kosten kunnen nu wel in mindering gebracht worden?

• Kosten voor een niet werk gerelateerde (taal)cursus;
• Kosten voor een cursus persoonlijke ontwikkeling;
• Kosten voor een managementcursus terwijl de werknemer op het moment dat hij/zij de cursus wil gaan volgen geen zicht heeft op een dergelijke functie. Deze kosten komen in beginsel voor aftrek in aanmerking. Zodra de werknemer echter een managementfunctie krijgt bij dezelfde werkgever, komen deze kosten niet meer voor aftrek in aanmerking.

Voorwaarden

Het is voor een werkgever niet zonder meer mogelijk de transitiekosten of inzetbaarheidskosten in mindering te brengen op de transitievergoeding. Het concept besluit transitievergoeding heeft een aantal voorwaarden geformuleerd waaraan voldaan moet zijn, om aftrek van kosten mogelijk te maken.

Schriftelijke overeenstemming
Tussen de werkgever en werknemer dient vooraf duidelijkheid te bestaan welke kosten in mindering gebracht gaan worden op de transitievergoeding. Partijen moeten vooraf schriftelijk overeenstemming hebben bereikt over de aftrekbaarheid van specifieke kosten.

Wanneer in een Sociaal Plan of CAO in collectief verband afspraken zijn gemaakt over de aftrekbaarheid van bepaalde kosten, dan hoeft hier niet opnieuw op individueel niveau overeenstemming te worden bereikt.

Kosten gemaakt door de werkgever en werknemer aan wie transitievergoeding verschuldigd is
Uitsluitend de werkgever die de transitie- alsook inzetbaarheidskosten heeft gemaakt, kan deze kosten in mindering brengen op de transitievergoeding. Bij opvolgend werkgeverschap kunnen de inzetbaarheidskosten welke gemaakt zijn door de voormalige werkgever niet in mindering gebracht worden op de transitievergoeding die de huidige werkgever verschuldigd zou zijn.

Verder is opgenomen dat uitsluitend kosten van maatregelen waar de werknemer daadwerkelijk gebruik van heeft gemaakt in mindering gebracht kunnen worden.

Geen loonkosten
De werkgever mag alleen de kosten van de cursus, scholing of outplacement in mindering brengen op de vergoeding. De loonkosten van de dagen dat een werknemer de betreffende cursus heeft gemaakt, mogen niet in mindering gebracht worden op de transitievergoeding.

Redelijke verhouding kosten en doel
Een belangrijke voorwaarde is dat de gemaakte kosten in redelijke verhouding moeten staan tot het doel waarvoor de kosten zijn gemaakt. Wanneer de werkgever bijvoorbeeld de voorkeur geeft aan een zeer exclusieve opleiding, komen alleen de kosten die maatschappelijk gezien redelijk zijn voor aftrek in aanmerking.

Tijdsverloop
Transitiekosten worden gemaakt bij het einde van het dienstverband. Hier speelt het onderwerp tijdsverloop dan ook geen rol.

Dit is anders bij de inzetbaarheidskosten. Slechts de kosten die binnen vijf jaar voor het einde van het dienstverband zijn gemaakt, komen voor aftrek in aanmerking. Aangenomen wordt dat bij een tijdsverloop van meer dan vijf jaar, de relevantie van de cursus in beginsel niet meer aanwezig is. Werkgever en werknemer kunnen schriftelijk zowel een kortere als een langere periode afspreken.

Opzegtermijn en vrijstelling van werkzaamheden
Om de loonkosten die gepaard gaan met het in achtnemen van een langere opzegtermijn in mindering te kunnen brengen op de transitievergoeding, dient de werknemer gedurende deze periode vrijgesteld te zijn van het verrichten van werkzaamheden. De gedachte hierachter is dat de vrijstelling van het verrichten van werkzaamheden de werknemer in staat stelt zich volledig te richten op het vinden van een andere baan.
Wanneer een werkgever naast het in acht nemen van een langere opzegtermijn, meer kosten heeft gemaakt komen al deze kosten in aanmerking voor aftrek. Uiteraard alleen wanneer voldaan is aan alle voorwaarden.

Tip

Het concept Ontwerpbesluit transitievergoeding maakt duidelijk dat de werkgever ruimte heeft om gemaakte kosten in mindering te brengen op de transitievergoeding. Nu de gemaakte kosten alleen in mindering gebracht kunnen worden indien vooraf overeenstemming wordt bereikt, is het verstandig om het studiekostenreglement aan te passen. In het studiekostenreglement dient een bepaling opgenomen te worden dat de kosten gepaard gaande met de opleiding of cursus voor aftrek in aanmerking komen. Door de werknemer dit reglement te laten ondertekenen, wordt, naar hoe het er nu uitziet, de schriftelijke overeenstemming bereikt.