Sinds de invoering van de AVG rijzen bij veel bedrijven de nodige vragen over het versturen van nieuwsbrieven via de e-mail. Graag leggen wij uit op welke wijze het versturen van nieuwsbrieven per e-mail onder de AVG en telecommunicatiewet mogelijk is.
Direct Marketing
Binnen de AVG wordt het versturen van nieuwsbrieven geschaard onder ‘direct marketing’. Binnen direct marketing zijn twee doelgroepen te onderscheiden: die van de al bestaande ‘warme’ klanten en die van de prospecten. Een bestaande klant is iemand die een product of dienst van een onderneming heeft gekocht, er moet dus echt zijn betaald voor een product of dienst. Een prospect is een potentiële klant. De vraag die vervolgens rijst is of, en zo ja, hoe toestemming moet worden gevraagd voor het versturen van nieuwsbrieven m.b.t. beide doelgroepen.
Warme contacten
Het versturen van nieuwsbrieven aan bestaande klanten is, ook onder de nieuwe regelgeving van de AVG, in beginsel gewoon mogelijk. Veel bedrijven zijn met de inwerkingtreding van de AVG begonnen met het versturen van e-mails aan het volledige klantenbestand. In deze e-mails wordt toestemming gevraagd voor het blijven versturen van nieuwsbrieven, dit is echter niet zonder meer nodig.
Vergelijkbare producten of diensten
Het is op grond van de telecommunicatiewet toegestaan om bestaande klanten nieuwsbrieven of aanbiedingen te sturen voor vergelijkbare producten of diensten die door de klant bij het bedrijf zijn gekocht. Bij deze groep van bestaande klanten is het dus niet nodig om vooraf toestemming te vragen, mits het dus gaat om het aanbieden van vergelijkbare producten of diensten. Hierop gelet zou dus bij vele nieuwsbrieven die in mei 2018 verstuurd zijn, afgevraagd kunnen worden of deze wel echt nodig waren.
Voor deze groep moet er overigens een makkelijk te vinden en gratis opt-out mogelijkheid worden aangeboden om de nieuwsbrief of aanbieding niet meer te ontvangen. Bij iedere nieuwsbrief of aanbieding die verstuurd wordt moet deze mogelijkheid tot opt-out worden gegeven.
Toestemming conform de AVG
In andere gevallen, waarin de nieuwsbrief of aanbiedingen geen vergelijkbare producten of diensten betreffen, zal moeten worden nagegaan of deze bestaande klanten al eerder toestemming hebben gegeven voor het versturen van nieuwsbrieven. Wanneer de klant deze toestemming al heeft gegeven moet dit vervolgens alleen maar opnieuw gevraagd te worden wanneer bij de oorspronkelijke aanvraag niet aan de vereisten die de AVG hiervoor stelt is voldaan. Deze vereisten zijn als volgt. Een potentiële klant moet:
- vrijelijk zonder gevolgen de toestemming kunnen weigeren;
- een duidelijk beeld hebben verkregen van welke gegevens er voor direct marketing zullen worden gebruikt;
- duidelijk, transparant en in begrijpelijke taal geïnformeerd zijn over de verwerking van hun persoonsgegevens;
- op ondubbelzinnige wijze toestemming hebben verleend voor het mogen versturen van de nieuwsbrief. Vooraf aangevinkte vakjes zijn dus niet toegestaan;
- vrij zijn om zijn toestemming door middel van een opt-out mogelijkheid in te trekken.
Bij het versturen van iedere nieuwsbrief moet er voor de klant dus wederom een duidelijke, makkelijk te vinden en gratis opt-out mogelijkheid zijn zodat de nieuwsbrief niet meer wordt ontvangen. Daarnaast moet het verwerken van de persoonsgegevens van de bestaande klant conform de AVG geschieden. Mits dit alles voor de inwerkingtreding van de AVG ook op deze manier geschiedde hoeft er dus niet nogmaals toestemming worden gevraagd aan deze groep van bestaande klanten.
Prospects
Een iets andere, maar niet ingewikkeldere, situatie is wanneer er sprake is van het voornemen tot het versturen van nieuwsbrieven aan prospects. Het verschil is dat deze groep nog geen bestaande klant is die al eerder producten of diensten heeft gekocht of toestemming heeft verleend voor het versturen van nieuwsbrieven. Aan prospecten moet dus eerst toestemming worden gevraagd voor het mogen versturen van nieuwsbrieven per email.
Het vragen van toestemming kan eenvoudig worden gerealiseerd. Door middel van een opt-in vinkje kan er bijvoorbeeld toestemming worden gevraagd voor het versturen van de nieuwsbrief en het verwerken van de betreffende persoonsgegevens.
Het is hierbij van belang dat de toestemming zoals eerder vermeld, ‘vrij’, ‘specifiek’, ‘geïnformeerd’ en ‘ondubbelzinnig’ is. Ook de potentiële klant moet zijn toestemming op dezelfde wijze als de bestaande klant in kunnen trekken.
Tot slot moet er voor de AVG compliancy aangetoond kunnen worden dat de toestemming door de bestaande, dan wel de potentiële klant, is verleend. Dit hoort bij de verantwoordingsplicht die de AVG heeft gecreëerd.
U moet dus kunnen bewijzen dat u voor het versturen van nieuwsbrieven toestemming hebt gekregen van iedereen die de nieuwsbrief ontvangt. Let er hierbij op dat het zaak is om ook aan te kunnen tonen op grond van welke informatie toestemming is gevraagd en verleend. Dit is ook onder de AVG vereist, aangezien ook aan de wijze van het verstrekken van informatie eisen worden gesteld.
Heeft u vragen over het versturen van nieuwsbrieven per e-mail? Vallen uw marketingactiviteiten onder de AVG? Stel uw vragen over privacyrecht gerust aan één van de leden van het privacy team van JPR Advocaten.
Coauteur:Joris van Leeuwen
Vera Rhebergen-Vaags
Paul Schepel
Bo Simmelink