In de praktijk zien we dat bijna iedere werkgever wel eens te maken krijgt met een ontslag op staande voet. In een eerdere blogreeks over ontslag op staande voet hebben mijn collega’s Ruben Schuurman en Pascal Hulsegge uitvoerig stilgestaan bij de vraag wanneer je een werknemer op staande voet mag ontslaan. Het is daarom aan te raden om eerst deze blogreeks door te nemen. Wanneer je na zorgvuldige overwegingen ervoor hebt gekozen om tot ontslag op staande voet over te gaan, is het aan te raden dit ontslag schriftelijk te bevestigen. Maar wat moet er eigenlijk allemaal in een ontslagbrief staan? In dit artikel helpen we werkgevers en HR-functionarissen op weg met 5 onmisbare tips.
Tip 1: benoem de reden(en) van het ontslag
Het is belangrijk om de reden of redenen van het ontslag in de ontslagbrief op te nemen. Als er meerdere redenen zijn voor het ontslag, verdient het aanbeveling om al die redenen in de ontslagbrief op te nemen en daarbij op te merken dat deze redenen ‘’zowel ieder voor zich, maar ook in onderlinge samenhang’’ een dringende reden opleveren voor ontslag. Het opnemen van deze zinsnede voorkomt dat het ontslag in een eventuele procedure onderuit zou kunnen gaan als één of een paar van de aangevoerde redenen later toch niet kan (of kunnen) worden bewezen.
Van belang hierbij is om op te merken dat je de in de ontslagbrief gegeven reden(en) niet later meer kan aanvullen. De ontslagbrief ‘fixeert’ dus als het ware de ontslaggrond(en) en dient daarom compleet te zijn.
Tip 2: pas op met het gebruik van strafrechtelijke termen
In artikel 7:678 BW worden voorbeelden genoemd van dringende redenen voor een werkgever. Zo levert diefstal of verduistering op basis van de wet een dringende reden op. Hoewel de Hoge Raad in 2016 heeft geoordeeld dat niet alle (delicts)bestanddelen van strafrechtelijke termen – waaronder de opzet – hoeven te worden bewezen, is het raadzaam om deze discussie te voorkomen en geen strafrechtelijke termen te gebruiken in de ontslagbrief aan de werknemer. In plaats daarvan raden wij het aan om de feitelijke situatie zo nauwkeurig mogelijk te omschrijven zonder gebruik te maken van strafrechtelijke termen zoals diefstal en verduistering.
Ter illustratie wordt in de praktijk in plaats van de strafrechtelijke term ‘diefstal’ de woorden ‘’het zonder toestemming, op onrechtmatige en heimelijke wijze wegnemen [van….]’’ gebruikt.
Tip 3: denk aan de verrekening van de gefixeerde schadevergoeding
Als een werkgever een werknemer op staande voet ontslaat dan kan de werkgever op grond van artikel 7:677 BW een gefixeerde schadevergoeding vorderen. Wanneer de werkgever de werknemer op staande voet ontslaat, bestaat de gefixeerde schadevergoeding – in het geval van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd – uit het loon over de opzegtermijn van de werknemer. De opzegtermijn van de werknemer is meestal één maand. Bij de gefixeerde schadevergoeding moet rekening worden gehouden met de dag waartegen kan worden opgezegd. Meestal is dat het einde van de maand.
Is de werknemer bijvoorbeeld op 8 juli op staande voet ontslagen en heeft hij een opzegtermijn van een maand, dan is de gefixeerde schadevergoeding gelijk aan het (bruto) loon over de periode van 8 juli tot 1 september.
Om aanspraak te kunnen maken op de gefixeerde schadevergoeding moet een werkgever stellen en zo nodig bewijzen dat het ontstaan van de dringende reden is veroorzaakt door opzet of schuld van een werknemer. Daarnaast moet een werkgever binnen twee maanden van het ontslag op staande voet de vordering tot schadevergoeding voorleggen aan de kantonrechter.
Een alternatief is om de schadevergoeding direct bij de eindafrekening te verrekenen met bijvoorbeeld de waarde van nog openstaande vakantiedagen of vakantiegeld. Zorg er in dat geval voor dat je duidelijk aankondigt dat je de gefixeerde schadevergoeding met de eindafrekening van de arbeidsovereenkomst verrekent en dat je deze eindafrekening binnen twee maanden aan de werknemer toestuurt.
Tip 4: stuur de ontslagbrief onverwijld per aangetekende post
Stuur de ontslagbrief niet alleen per e-mail of per gewone post, maar ook via aangetekende post. Door de ontslagbrief ook aangetekend te versturen, kun je bewijzen dat de werknemer deze daadwerkelijk heeft ontvangen. Een aangetekende ontslagbrief die niet door de werknemer in ontvangst wordt genomen, komt voor rekening van de werknemer.
Tip 5: houd de termijn van twee maanden in de gaten
Als de werknemer het ontslag op staande voet niet binnen twee maanden bij de rechter aanvecht, is het ontslag definitief. Het is daarom aan te raden om de datum van het ontslag in de ontslagbrief op te nemen. Houd er daarnaast rekening mee dat je zelf ook twee maanden de tijd hebt om een procedure te starten om de werknemer te verplichten de gefixeerde schadevergoeding te betalen (voor zover je deze niet hebt verrekend met de eindafrekening).
Afrondend
Door het volgen van deze tips worden de risico’s die gepaard gaan met verlening van een ontslag op staande voet verkleind en sta je sterker bij de kantonrechter als de werknemer het ontslag later aanvecht. Tegelijkertijd is elke situatie weer anders. Hierdoor blijft het verlenen van een ontslag op staande voet maatwerk, waardoor wij aanraden om juridisch advies in te winnen vóór je tot ontslag overgaat.
Heb je nog vragen? Wij helpen je graag!
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen over het ontslag op staande voet, of twijfel je of het verstandig is om tot ontslag op staande voet over te gaan? De arbeidsrechtadvocaten van JPR denken graag met je mee.
Vera Rhebergen-Vaags
Paul Schepel
Bo Simmelink