Over het procederen bij de Raad van Arbitrage voor de Bouw

Ten behoeve van cliënten die een procedure willen starten, of die geconfronteerd worden met een procedure bij de Raad van Arbitrage voor de Bouw, wordt hieronder het verloop van een procedure geschetst. Het gaat om de schets van een gewone procedure. Voor vrijwaringzaken, kort gedingen, spoedplaatsopnemingen, hoger beroep e.d. gelden afwijkende regels.

Bij het hieronder te geven voorbeeld wordt als uitgangspunt genomen een procedure waarin de aannemer een vordering ter incasso van openstaande termijnen aanhangig maakt en waarin de opdrachtgever verweer voert en een tegenvordering instelt, bijvoorbeeld gebaseerd op termijnoverschrijding en/of (kosten van) niet herstelde gebreken aan het werk.

Het aanhangig maken

Voor het aanhangig maken van een geschil bij de Raad gelden geen vormvereisten. Doorgaans wordt een zaak aanhangig gemaakt door het indienen van een verzoekschrift, een memorie van eis genaamd, door de eisende partij. In dat stuk moet een toelichting worden gegeven ter zake van het hoe en waarom van de in te dienen vordering.

Dat betekent in het gegeven voorbeeld dat vermeld wordt dat partijen een overeenkomst hebben gesloten, dat daarop bepaalde algemene voorwaarden van toepassing zijn (doorgaans AVA 1992 of UAV ’89), dat om die reden de Raad van Arbitrage bevoegd is; vervolgens wordt uiteengezet dat het werk gerealiseerd is, facturen verzonden zijn maar dat deze onbetaald worden gelaten.

In veel gevallen geeft de eisende partij ook summier aan welke redenen de opdrachtgever heeft aangevoerd om de facturen niet te betalen en wat daarop de reactie van de eisende partij/aannemer is, maar verplicht is het weergeven van de redenen van het onbetaald laten niet.

De memorie van eis moet eindigen in een duidelijke conclusie, in jargon “het petitum” geheten. In het gegeven voorbeeld is dat het verzoek aan de Raad om opdrachtgever te veroordelen tot betaling van de hoofdsom, rente en kosten.

Bij de memorie van eis kunnen bijlagen, producties genaamd, in het geding worden gebracht. Deze bestaan in eerste instantie vooral uit kopieën van overeenkomst, bestek of technische omschrijving, eventueel tekeningen, facturen, aanmaningen en correspondentie.

Afhankelijk van de hoogte van de vordering worden er arbiters benoemd: in geschillen met een geldswaarde tot € 45.000,-- wordt één arbiter benoemd; in geschillen met een hogere geldswaarde worden drie arbiters benoemd.

Nadat de stukken aan de Raad van Arbitrage zijn toegezonden ontvangen de partij die het geschil aanhangig heeft gemaakt en diens wederpartij van de Raad de bevestiging dat het geschil aanhangig is gemaakt. De wederpartij ontvangt van De Raad twee exemplaren van de memorie van eis met producties.

Partijen ontvangen voorts een ledenlijst van de Raad van Arbitrage en de uitnodiging om in gezamenlijk overleg uit die lijst één of meer arbiters aan te wijzen. Doen partijen dat niet of bereiken zij geen overeenstemming, dan worden arbiters door de Voorzitter van de Raad benoemd. Dat laatste is in 99% van de gevallen aan de orde: partijen plegen het over weinig met elkaar eens te zijn, laat staan over het aanwijzen van de personen die het geschil moeten beslechten.

Aan de eisende partij wordt verzocht een waarborgsom, een soort griffierecht, te betalen. De hoogte daarvan hangt af van de hoogte van de vordering. Zodra de betaling van de waarborgsom door de Raad is ontvangen, wordt de wederpartij uitgenodigd voor het indienen van de zogeheten memorie van antwoord. In de memorie van antwoord kan de wederpartij uiteenzetten wat de redenen zijn voor het niet betalen van de facturen.

De Raad van Arbitrage kent een vast systeem van uitstellen voor het indienen van processtukken waarbij min of meer automatisch uitstel wordt verleend waarvan partijen telkens bericht ontvangen. Uiteraard is er geen sprake van onbeperkt uitstel; het systeem van uitstellen van de Raad van Arbitrage voorziet in een einddatum. Afhankelijk van de omvang van het geschil en de vraag of de wederpartij zich laat bijstaan door een advocaat/gemachtigde, wordt na de uitnodiging tot het indienen van de memorie van antwoord slechts één- of tweemaal uitstel verleend. Daarna volgt een laatste uitstel. Wordt ook daarvan geen gebruik gemaakt, dan wordt daarvan ‘akte verleend’ en verder geprocedeerd.

Dat verder procederen behelst in dat geval het voorbereiden van de mondelinge behandeling.

Het verweer en de eventuele tegenvordering

Ervan uitgaande dat de opdrachtgever wel tijdig de memorie van antwoord indient, verloopt de procedure verder als volgt. In de memorie van antwoord is het verweer van opdrachtgever opgenomen. De opdrachtgever zal moeten uitleggen wat de redenen zijn voor het niet betalen van de facturen.

Vaak hebben die redenen betrekking op de kwaliteit van het werk en op bouwtijdoverschrijding, op grond waarvan de aannemer boete vanwege te late oplevering verschuldigd is.

Daarnaast kan het zo zijn dat de vordering van de aannemer gebaseerd is op meerwerkfacturen waarbij opdrachtgever van oordeel is dat het meerwerk geen meerwerk is, doch deel uitmaakt van het aangenomen (besteks-)werk.

Waar sprake is van herstelkosten en/of boete vanwege te late oplevering zou opdrachtgever kunnen volstaan met de mededeling dat hij die bedragen verrekent met de openstaande posten. Het is gebruikelijk - en indien de vordering van de opdrachtgever die van de aannemer overstijgt, ook noodzakelijk - dat opdrachtgever voor zijn vorderingen ook een eis instelt. In jargon heet dat de vordering in reconventie.

Ook de memorie van antwoord met eventueel de vordering in reconventie van opdrachtgever dient vergezeld te gaan van de nodige bewijsstukken, aan te hechten als producties.

In de meeste gevallen zal de Raad van Arbitrage bij een vordering in reconventie de opdrachtgever verzoeken ook een waarborgsom te storten ter dekking van de kosten van de Raad. In die gevallen wordt het door de opdrachtgever te betalen bedrag in mindering gebracht op de eerder door de aannemer betaalde waarborgsom, zodat hij dat gedeelte retour ontvangt.

Het verdere verloop van de procedure

In de meeste gevallen zal de Raad van Arbitrage de aannemer uitnodigen schriftelijk te reageren op het verweer van de opdrachtgever en diens tegenvordering. Het aldus in te dienen processtuk wordt aangeduid als memorie van repliek, en eventueel van antwoord in reconventie. Voor dit stuk gelden dezelfde regels, termijnen, uitstel en dergelijke als hierboven genoemd.

Op dit stuk mag de opdrachtgever weer reageren in de zogeheten memorie van dupliek/van repliek in reconventie.

Teneinde het beginsel van hoor en wederhoor volledig tot zijn recht te laten komen (beide partijen mogen zich twee keer schriftelijk uitlaten over hun vorderingen respectievelijk het verweer van de wederpartij) wordt de aannemer in het gegeven voorbeeld tenslotte uitgenodigd voor het indienen van de laatste schriftelijke memorie, te weten de memorie van dupliek in reconventie.

Nadat het laatste processtuk door de Raad van Arbitrage is ontvangen gaat het secretariaat van de Raad van Arbitrage over tot de voorbereiding van de mondelinge behandeling. Daarvoor worden de verhinderdata van de partijen verzameld en wordt een datum vastgesteld voor de mondelinge behandeling.
Die mondelinge behandeling vindt doorgaans plaats in een daarvoor afgehuurde zaal in een horecagelegenheid in de omgeving van het werk. In veel gevallen zal het immers noodzakelijk zijn dat de arbiters zelf het werk in ogenschouw nemen om na te gaan of de kwaliteitsklachten terecht zijn.

Die mondelinge behandeling neemt doorgaans een gehele dag (en soms zelfs langer) in beslag. Een vast uitgangspunt is dat de mondelinge behandeling begint om 10.45 uur. Als eerste krijgt de eisende partij nog eenmaal de gelegenheid om het standpunt nader mondeling toe te lichten. Daarop volgt een nadere toelichting van de wederpartij.

Wanneer partijen bij advocaten/gemachtigden procederen, is het gebruikelijk dat die nadere toelichting wordt opgenomen in een zogeheten pleitnota.

Na deze ‘pleidooien’ gaan arbiters over tot het stellen van vragen met betrekking tot verschillende aspecten van het werk c.q. de procedure teneinde eventuele leemten in hun kennis van de zaak, die zijn overgebleven nadat zij kennis genomen hebben van de stukken, op te vullen.

Tijdens de mondelinge behandeling worden arbiters bijgestaan door een secretaris van de Raad van Arbitrage, een jurist, gespecialiseerd in het bouwrecht. Ook de secretaris pleegt, indien noodzakelijk, deel te nemen aan het ‘vragenrondje’.

In beginsel bestaat er ook de mogelijkheid om getuigen, zelfs onder ede, te laten horen. Vaak wordt echter besloten om de getuigen als ‘informanten’ te laten horen waarbij minder strenge regels gelden.

Na deze toelichtingen en vragenrondje wordt meestal het werk bezichtigd door arbiters in bijzijn van partijen en hun advocaten/gemachtigden.

Aan het einde van de mondelinge behandeling plegen veel arbiters bij partijen te informeren of er alsnog behoefte bestaat om te proberen de zaak in der minne te schikken, maar dan op basis van een voorstel van arbiters.
Dit voorstel van arbiters is nadrukkelijk met een slag om de arm ten aanzien het eventuele oordeel van arbiters in een vonnis. De praktijk leert dat in veel gevallen partijen er op basis van dit voorstel alsnog in slagen om het geschil te regelen. Daarbij is het zeker niet zo dat de stok altijd maar in het midden gestoken wordt. Ook in het voorstel dat arbiters doen, wordt soms een partij geheel of gedeeltelijk in het gelijk of ongelijk gesteld.

Indien er geen aanleiding is tot een regeling in der minne of indien partijen er toch niet uitkomen, wordt de zitting gesloten en is het wachten op het vonnis.
Het vonnis wordt door de Raad van Arbitrage bij de Rechtbank te Amsterdam gedeponeerd. Uiteindelijk heeft het vonnis hetzelfde effect als een ‘gewoon’ vonnis van de rechtbank. Ook een deurwaarder kan met het vonnis van de Raad uit de voeten indien aan bepaalde formaliteiten is voldaan.

Een partij die zich toch niet kan verenigen met het oordeel van arbiters, kan in hoger beroep proberen om alsnog het gelijk aan zijn zijde te krijgen.

Meer informatie

Het vorenstaande is een summiere schets van het verloop van een procedure. Voor meer informatie kunt u uiteraard terecht bij Peter Breukelaar of één van zijn collega’s bij JPR Advocaten. Ook kunt u de website van de Raad van Arbitrage raadplegen. Op deze website vindt u alle informatie over de Raad van Arbitrage en het verloop van verschillende procedures.