Thuiswerken door de coronacrisis: let op het IT-contract

Tijdens de huidige crisis wegens het coronavirus is Nederland massaal aan het werk in eigen huis. Veel organisaties hadden hier al mogelijkheden voor, maar het lijkt erop alsof veel organisaties nu alles op alles zetten om dit op korte termijn mogelijk te maken. Zo zijn bepaalde diensten nu overbelast.

Toch is het opletten geblazen, want een dienst neemt u niet af voor de komende 3 weken of maanden, maar IT-contracten kunnen snel een aantal jaar looptijd hebben. Waar moet u als organisatie op letten?

Overleg altijd met de gebruikelijke afdelingen

Allereerst het niet-juridische gevaar, met mogelijk juridische gevolgen. Een afdeling die zonder overleg een besluit neemt over de IT-inrichtingen zonder overleg met de IT-, Security-, Privacy- en Compliance-afdelingen. Past de thuiswerkdienst binnen de IT-omgeving en het IT-beleid? Ook in tijden van crisis wilt u veilig en conform de (privacy)wetten werken.

Overleg ook altijd intern over de behoeften van de organisatie. Het is verleidelijk om een omvangrijke, maar vaak dure, dienst af te nemen. Dat wil niet zeggen dat deze dienst beter of betrouwbaarder is. Daarnaast is het niet de bedoeling dat door het gebruik van deze nieuwe dienst de organisatie de huidige structuur niet of minder gebruikt. Wellicht heeft u al licenties die aan de huidige vraag voldoen.

Het type dienst maakt ook juridisch uit: een Software-as-a-Service-oplossing (SaaS) bevat andere bepalingen dan het afnemen van een softwarepakket dat u zelf host. Zonder de vraag uit de organisatie te halen is een verkeerde keuze snel gemaakt en het ontbinden of wijzigen van een IT-contract is altijd lastig.

Duur en omvang van het contract na de crisis

Gaat uw organisatie na deze periode gebruikmaken van de thuiswerkdienst? Schaalt u het contract met de dienst dan nu al naar die toekomstige situatie. Neem dus zo veel licenties af als u denkt nodig te hebben na deze periode en spreek eventueel een tijdelijke verhoging van dit aantal af.

Bent u voornemens om weer ‘gewoon’ op kantoor te werken na de crisis? Opteer dan voor een tijdelijke constructie. Veelal is in overleg veel mogelijk, een contract van 1 jaar is voor u al voordeliger dan 5 jaar vastzitten aan een dienst die u na 3 maanden niet meer gebruikt.

Contractuele aspecten bij thuiswerken

Een contract is snel getekend, maar waar tekent uw organisatie eigenlijk voor? Het is voor u van belang om aan alle aspecten van een IT-contract te denken. Hieronder een opsomming van aspecten die voor thuiswerkdiensten belangrijk zijn.

Licentie en auteursrecht
Veelal gaat het om een licentie van een gebruiksklare dienst. Een licentie is kort gezegd een gebruiksrecht op het auteursrecht. De licentie kan veel beperkingen hebben op het gebied van gebruik in het buitenland of het aantal licenties. Er zijn ook andere auteursrechtelijke constructies mogelijk. Is de licentie ingericht op uw organisatie?

Beheer van de dienst
Het beheer van de software en opleiding van uw (IT-) medewerkers is van belang in het kader van het naleven van het eigen securitybeleid. Bij een thuiswerkdienst is het personeel op dit soort momenten ook zwaarder belast, als uw eigen medewerkers een deel van het werk oppakken, scheelt dat voor u wachttijd aan de telefoon. Maak daarom afspraken over de toegang tot de ‘achterkant’ of back-end van het systeem en de opleiding van uw eigen personeel tijdens de crisis.

Onderhoud, updates en nieuwe versies (upgrades)
Vooral bij thuiswerken wilt u updates van de dienst gestructureerd aanpakken. Het is wel van belang dat u afspraken maakt over updates gedurende de looptijd van het contract: hoe lang heeft u daar recht op? Wanneer worden updates doorgevoerd? Wat zijn de gevolgen wanneer uw organisatie door een update niet meer kan thuiswerken?

Hosting
Vergeet hosting niet. De thuiswerkdienst kan overbelast raken op een externe server. Mogelijk is het voor u voordeliger om zelf de dienst te hosten op uw eigen netwerk, wanneer u daar de mogelijkheden voor heeft.

Wanneer de leverancier zelf de dienst host, bijvoorbeeld bij een SaaS-dienst, dan zijn de Service Level Afspraken/Agreements (SLA) veelal leidend. De SLA is vaak een aparte bijlage in het contract. In de SLA maken partijen afspraken over de reactietijd bij een storing of onderbreking van de dienst en het percentage uptime (de tijd dat de dienst online is per maand of jaar). Is de leverancier ook gehouden tot deze afspraken in tijden van crisis? Anders kan het betekenen dat u de dienst mogelijk voor niks afneemt, zeker als de dienst direct na afsluiting van het contract een beroep op deze bepaling doet.

Omgang met persoonsgegevens en datalekken
Ongezien verwerkt een thuiswerkdienst persoonsgegevens, denk alleen al aan de opslag van chatgeschiedenis. Wij raden daarom aan om altijd een verwerkersovereenkomst te overwegen met de leverancier van de dienst. Daar staan afspraken over welk type persoonsgegevens de dienst verwerkt, maar ook hoe te handelen bij een datalek. In de verwerkersovereenkomst staan daarom ook afspraken over de beveiligingsmaatregelen van de dienst. Afspraken over de aansprakelijkheid bij een datalek of andere overtredingen van de privacywet voorkomen discussies achteraf.

Algemene voorwaarden
Ten slotte zijn de algemene voorwaarden van de leverancier veelal van toepassing op de overeenkomst. Daar kunnen bepalingen in staan die erg nadelig zijn voor de afnemer van de dienst, neem deze voorwaarden dus altijd goed door en bepaal eventueel in het contract dat bepaalde artikelen niet van toepassing zijn op het bovenliggende contract.

Een IT-contract bevat vaak meerdere contracten!

Het bovenstaande is een greep uit de bepalingen waar u aan moet denken bij het afsluiten van een IT-contract. Andere aspecten zijn bijvoorbeeld de installatie en/of toegang tot de dienst en de aansprakelijkheid. In de IT-praktijk is het gangbaar dat een deel van de besproken aspecten in aparte bijlagen of overeenkomsten staat, zoals een licentieovereenkomst, een hostingovereenkomst, een verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden. Soms is het mogelijk dat een deel van deze contracten apart op te zeggen is.

Wilt u een nieuwe thuiswerkdienst afnemen? Heeft u twijfels over het contract dat u zojuist heeft afgesloten? JPR advocaten adviseert u over IT-contracten met thuiswerkdiensten. U kunt contact opnemen met een van de leden van ons Flexibel Inzetbaar Team (FIT) of een van onze advocaten Intellectueel Eigendom en ICT.