Nog maar een paar maanden en dan staat de zomer weer voor de deur. Dit betekent zon, zee en… de jaarlijks terugkerende vakantie-aanvragen van werknemers. Maar hoe zit het eigenlijk met de vakantierechten van werknemers? Wanneer vervallen vakantiedagen? Over dit onderwerp heeft Pascal Hulsegge, in 2022 al een artikel geschreven. Toch is het van belang om opnieuw stil te staan bij dit onderwerp, aangezien wij dit onderwerp met regelmaat in de praktijk zien terugkomen. Bovendien komen binnenkort (mogelijk) de wettelijke vakantiedagen over 2023 te vervallen. De Hoge Raad heeft over dit onderwerp bovendien het afgelopen jaar weer een belangrijke uitspraak gedaan. Benieuwd naar hoe het ook alweer zat en wat de Hoge Raad hierover heeft geoordeeld? Lees dan snel verder.
De opbouw en het verval van wettelijke vakantiedagen
Volgens de wet heeft een werknemer minimaal recht op vier weken vakantie per jaar. Dit komt neer op 20 wettelijke vakantiedagen bij een fulltime dienstverband. Bovenop deze wettelijke vakantiedagen kan een werkgever extra vakantiedagen toekennen aan zijn werknemers. Dit worden ook wel de bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. De wettelijke vakantiedagen vervallen in principe een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. In de praktijk betekent dit dat de wettelijke vakantiedagen over 2023 vervallen op 1 juli 2024. De werkgever kan zich echter slechts onder bijzondere omstandigheden met succes op deze vervaltermijn beroepen.
Zorg- en informatieplicht voor de werkgever
Het Hof van Justitie heeft geoordeeld dat de werkgever zich alleen met succes op de vervaltermijn kan beroepen wanneer hij de werknemer heeft geïnformeerd over het opnemen van de vakantiedagen en de gevolgen van het niet opnemen van de vakantiedagen (namelijk: het verval van de vakantiedagen). Voor de werkgever geldt dus een actieve informatieplicht. De werkgever moet de werknemer op precieze wijze en tijdig informeren over de openstaande vakantiedagen, zodat de werknemer voldoende tijd heeft om de wettelijke vakantiedagen op te nemen en hij behoed wordt voor het vervallen van de vakantiedagen.
De werkgever kan aan deze plicht voldoen door minstens één keer per jaar een individuele werknemer schriftelijk te informeren over het openstaande saldo (niet-opgenomen) wettelijke vakantiedagen van het afgelopen kalenderjaar en dat deze dagen voor 1 juli moeten worden opgenomen, bij gebreke waarvan deze per 1 juli van dat jaar komen te vervallen.
Op de werkgever rust de bewijslast om aan te tonen dat hij aan deze informatieplicht heeft voldaan. Voldoet de werkgever niet aan voornoemde informatieplicht, of kan de werkgever niet bewijzen dat hij dat heeft gedaan, dan vervallen de wettelijke vakantiedagen niet.
Geen verval én geen verjaring van wettelijke vakantiedagen
In 2023 heeft de Hoge Raad een uitspraak gedaan die ziet op het verval én verjaring van wettelijke vakantiedagen. In deze zaak had de werkgever niet voldaan aan de hiervoor genoemde zorg- en informatieverplichting. Het hof had daarom volgens de Hoge Raad niet alleen terecht de vervaltermijn, maar óók de verjaringstermijn van vijf jaar buiten toepassing gelaten. Onder verwijzing naar de hiervoor genoemde uitspraak van het Hof van Justitie en van de Hoge Raad uit 2023, bevestigt de kantonrechter in een recente uitspraak uit februari 2024 dat het schenden van de zorg- en informatieverplichting als gevolg heeft dat de niet genoten vakantiedagen niet zijn vervallen/verjaard.
Conclusie
Vakantiedagen kunnen pas vervallen (of verjaren) als de werkgever de werknemer op precieze wijze en tijdig heeft geïnformeerd over de nog openstaande vakantiedagen en de werknemer waarschuwt dat de (wettelijke) vakantiedagen komen te vervallen, indien deze niet alsnog vóór 1 juli worden opgenomen. De werkgever moet hierbij zo nodig kunnen bewijzen dat hij aan zijn verplichtingen heeft voldaan. De straf van het niet correct inlichten is dat de vakantiedagen niet vervallen of verjaren, maar later alsnog opgenomen kunnen worden of, bij het einde van de arbeidsovereenkomst, uitbetaald moeten worden.
Het niet informeren van een werknemer over het verval van wettelijke vakantiedagen, kan een werkgever dus duur komen te staan. Informeer een werknemer dan ook tijdig over het openstaande saldo (niet-opgenomen) wettelijke vakantiedagen van het afgelopen kalenderjaar. Bied een werknemer hierbij ook daadwerkelijk de mogelijkheid om de wettelijke vakantiedagen op te nemen. Gelet op de eis dat de werknemer tijdig moet worden geïnformeerd en een daadwerkelijke mogelijkheid moet krijgen om het openstaande saldo wettelijke vakantiedagen op te nemen, kun je als werkgever niet wachten tot een aantal weken voor de verval/verjaringsdatum. Het is daarom aan te raden om dat aan het begin van het kalenderjaar te doen.
Neem contact op als je nog vragen hebt
Heb je vragen over verval/verjaring van de wettelijke vakantiedagen en de informatieplicht? Neem dan contact op met een van onze arbeidsrechtspecialisten. Wij helpen je graag!
Albert Jan Boer
Wouter te Woerd
Marjolein Meijer