Dit is de tweede blog in de blogreeks ‘goede overeenkomsten’ waarin we jou helpen om een overeenkomst te krijgen die past bij jouw onderneming. De eerste blog in de blogreeks ‘Goede overeenkomsten’ is in januari gepubliceerd.
In deze blog behandelen wij een hulpmiddel voor het maken van een goede overeenkomst. Een hulpmiddel is het door ons bedachte Overeenkomsten Uitgangspunten Plan. In dit plan ga je onder andere opschrijven welke contracten je belangrijk vindt en welke eisen je aan je contract(spartijen) stelt. Dit volledig gericht op jouw onderneming.
Een plan klinkt interessant, maar gaat daar niet veel tijd inzitten?
Het opstellen van een plan voor een goede overeenkomst klinkt alsof het alleen geschikt is voor grote ondernemingen. Dat is niet het geval. Een plan opstellen is voor iedere ondernemer geschikt. Voor iedere ondernemer is het namelijk belangrijk om focus aan te brengen. Het plan kan al bestaan uit een bierviltje, maar net zo goed een uitgebreider document. In de kern draait het erom dat je (vooraf) goed bedenkt wat jij belangrijk vindt en waar een overeenkomst voor jouw onderneming aan moet voldoen. Dit helpt je vervolgens bij het halen van de doelen van je onderneming. Of je onderneming nu klein of groot is, maakt niet uit. Wij denken dat een plan voor iedere ondernemer een goed hulpmiddel is.
Wat zijn de voordelen?
Voor jou als ondernemer heeft het opstellen van beleid de volgende voordelen:
- Risicobeheersing
Je gaat overeenkomsten aanwijzen die voor jouw onderneming risicovol zijn. Hierdoor krijg je grip op je onderneming. Afhankelijk van het risico, stel je eisen aan je contractpartner en aan de inhoud van het contract. Of misschien vind je dat, afhankelijk van het risico, een specifieke functionaris de overeenkomst moet ondertekenen. - Behulpzaam bij onderhandelingen
Als je weet wat je wilt, kan je doelgerichter onderhandelen. Ook betrek je op het juiste moment, de juiste functionarissen. - Tijdswinst & afname transactiekosten
Over hoe je afspraken wilt opschrijven heb je al nagedacht. Een overeenkomst komt sneller tot stand. - Medewerkers werken gerichter
Medewerkers kunnen terugvallen op het plan. Je krijgt standaardisatie en uniformiteit. Medewerkers werken daardoor gerichter. - Beheersing van de keten
Door duurzaamheids- en financiële toezichtwetgeving moeten bepaalde ondernemingen steeds beter weten met wie zij zaken doen. Of misschien wil jij vrijwillig aan bepaalde normen voldoen. In deze regelgeving staat vaak de verplichting om normen door te leggen. Als jij weet waar je aan moet voldoen, kan je daarover ook afspraken maken in je overeenkomst. Hierdoor ontstaat ketenbeheersing. Dat maakt je mogelijk ook weer interessanter voor andere ondernemingen.
Zijn er nadelen?
Als je eenmaal een plan hebt gemaakt kan je daar een tijdje mee vooruit. Je onderneming ontwikkelt zich ondertussen verder. Het is van belang dat het plan en je onderneming op elkaar blijven aansluiten. Daarom is het verstandig om periodiek je plan te evalueren en waar nodig aan te scherpen. Bijvoorbeeld 1x per half jaar. Dit zien wij overigens niet als iets negatiefs, maar juist als een kans. Je staat namelijk echt even stil bij je onderneming, je houdt jezelf scherp en kan nieuwe doelen stellen.
Aan welke onderwerpen kan je denken?
Je kan denken aan het opnemen van de volgende onderwerpen in je plan:
- Contractstructuur
Er zijn verschillende methoden voor het vormgeven van een overeenkomst. Bijvoorbeeld een overeenkomst met algemene voorwaarden of een Master Service Agreement in combinatie met een Service Level Agreement. Je kan het zo bont maken als je wilt en de meest fancy naam bedenken.
- Eisen aan je contractpartner
Op basis van de impact van een overeenkomst op jouw onderneming en de risico’s die daarmee gepaard gaan kan je verschillende eisen stellen aan wie je contractpartner is. Denk hierbij aan vestigingsplaats, aantal jaren dat een onderneming bestaat, referenties, financiële positie of het voldoen aan keurmerken. Zo krijgen je een contractpartner die past bij de impact van het contract op jouw onderneming.
- Wetgeving
Als op jouw onderneming specifieke wetgeving van toepassing is, is het belangrijk om dat te benoemen in een contract en verplichtingen door te leggen naar je contractant. Als je dat niet doet, kan je het niet contractueel afdwingen.
- Contractduur
Bepaalde tijd of onbepaalde tijd.
- Wijziging
In onze derde blog bespreken we contractmanagement. Daar het actief bezig zijn met je overeenkomst, ga je zien dat je in sommige situaties de overeenkomst moet kunnen wijzigen. Door in de overeenkomst af te spreken wanneer en hoe dat kan, zorg je dat de overeenkomst up-to-date blijft.
- Beëindiging
In de wet staan een aantal manieren voor het beëindigen van een overeenkomst. Je kan dat aanvullen of beperken met gezamenlijke afspraken.
- Gevolgen beëindigen
Als je van tevoren afspraken maakt wat je van elkaar verwacht bij het beëindigen van een contract, verloopt de transitie soepeler.
- Betaling / vergoeding
Zorg ervoor dat de betalingstermijn is afgestemd op de liquiditeitsbehoefte van je onderneming.
- Aansprakelijkheid, overmacht, vrijwaring & verzekering
Er kan altijd wat gebeuren. Daar het maken van afspraken aan de grenzen van aansprakelijkheid & overmacht weet je beter waar je je op moet voorbereiden. Als je je zorgen maakt of je schade kan verhalen, kan je een verzekering verplichten of een andere vorm van zekerheid bedingen.
- Bescherming intellectueel eigendom, data en persoonsgegevens
- Welk recht van toepassing is, toepasselijkheid Weens Koopverdrag en bevoegde rechter
Als je zaken doet met partijen buiten Nederland kan er snel onduidelijkheid ontstaan over de vraag welk recht van toepassing is op de overeenkomst en welke rechter bevoegd is om over een geschil te oordelen. Door het maken van afspraken zorg je voor duidelijkheid en voorkom je problemen.
Aan de slag
Mocht je meer informatie willen ontvangen over het opstellen van een Overeenkomsten Uitgangspunten Plan of review van jouw huidige situatie, schroom dan niet om contact met onze ondernemingsrechtsadvocaten Maarten en Iris op te nemen.
Dit artikel is geschreven in samenwerking met Iris Conijn.
Leonie Ouwersloot-Koster
David Vrijbergen
Puck Terhorst