In de vorige blog namen wij je mee in het opzetten van een Overeenkomsten Uitgangspunten Plan. Dat is een eerste stap naar een goede overeenkomst voor je onderneming.
Nadat de handtekening is gezet stopt het alleen niet. In de overeenkomst heb je afspraken gemaakt wat je wanneer van elkaar kunt verwachten. En dat heb je niet voor niets gedaan. Daarom is het belangrijk om tijdens de looptijd van de overeenkomst actief stil te staan bij de naleving van gemaakte afspraken. Dat noemen wij contractmanagement.
In deze blog staan wij stil bij contractmanagement en hoe je een overeenkomst tussentijds kan aanpassen.
Waarom contractmanagement?
Door actief bezig te zijn met de overeenkomst heb je beter zicht op de naleving van je eigen prestatie en de prestatie van je contractspartij. Als er geen naleving van de overeenkomst plaatsvindt, dan kan je tijdig klagen, aanspraak maken op een contractueel bedongen boete of tijdig de afgesproken garantie inroepen. In sommige omstandigheden kan je je eigen prestaties opschorten.
De relatie tussen jou en je contractpartner en de wereld daaromheen is volop in ontwikkeling. Het is dan ook niet gek dat de overeenkomst gaat achterlopen op de daadwerkelijke situatie. Je kan – ondanks je – Overeenkomsten Uitgangspunten Plan – immers niet alles voorspellen. Met contractmanagement zorg je ervoor dat de overeenkomst blijft aansluiten bij de huidige situatie.
Contractmanagement is ook gericht op de interne onderneming. Bij ondernemingen zijn bijvoorbeeld wijzigingen van personeel en soms is een collega ziek. Onderdeel van contractmanagement is daarom het vastleggen van het verloop van het contract en gevoerde gesprekken met je contractpartner. Zo waarborg je de continuïteit.
Contractmanagement verstevigt bovendien je onderhandelingspositie bij een opvolgende contractonderhandeling. Je weet namelijk hoe het contract is verlopen en wanneer een contract eindigt. Daardoor kan je tijdig in gesprek gaan met je huidige leverancier over een verlenging of op zoek naar een nieuwe leverancier en je overeenkomst beëindigen. Je voorkomt dat je in een te korte periode tot een nieuw contract moet komen, doordat je deadlines sterk op je netvlies hebt. Dat is goed voor je positie aan de onderhandelingstafel. Je zit niet onverhoopt aan een verlenging vast.
Er zijn dus genoeg redenen om actief bezig te zijn met een contract.
Kan ik een overeenkomst altijd aanpassen?
Als je concludeert dat je de overeenkomst moet aanpassen dan zijn er verschillende mogelijkheden.
Het is mogelijk om in de overeenkomst een (eenzijdige) wijzigingsbeding op te nemen. Je wederpartij geeft dan al bij het sluiten van de overeenkomst toestemming voor een mogelijke aanpassing in de toekomst. Je bent dan niet afhankelijk van de medewerking van je contractpartner. Het gaat dan bijvoorbeeld om het indexeren van prijzen, aanpassen van leveringstermijnen of doorvoeren van aanpassingen in het product.
Het is belangrijk dat een eenzijdig wijzigingsbeding voldoende duidelijk wordt afgesproken en dat je afspreekt hoe een wijziging moet plaatsvinden. Let er wel op dat soms bijzondere wetgeving van invloed is op een eenzijdig wijzigingsbeding. Bijvoorbeeld bij franchise: niet iedere wijziging is zomaar mogelijk.
Als jullie samen vinden dat aanpassing van de overeenkomst gewenst is en jullie zijn het eens over deze aanpassing, dan is dat uiteraard mogelijk. Je maakt dan een aanvulling op de overeenkomst. Het advies is om de nieuwe afspraken opnieuw schriftelijk vast te leggen en op te nemen wat je met de oude afspraken doet.
Mocht je niets met elkaar hebben afgesproken over het wijzigen van een overeenkomst, dan wordt het al wat uitdagender. Je moet dan een beroep doen op de rechter. Bijvoorbeeld bij onvoorziene omstandigheden. Nog niet zo lang geleden werd op dit leerstuk veelvuldig een beroep gedaan; namelijk tijdens de corona periode. Een beroep op onvoorziene omstandigheden wordt echter niet heel vaak toegewezen.
Verder kan je denken aan de redelijkheid en billijkheid. De redelijkheid en billijkheid kunnen aan de ene kant een overeenkomst aanvullen, aan de andere kant een afspraak tussen partijen buiten werking stellen.
Als laatste redmiddel kan je kijken naar een mogelijke beëindiging van de overeenkomst. Daar staan we in de volgende blog uitgebreider bij stil.
Tot slot
In deze blog stond het onderwerp contractmanagement centraal. We hebben je laten zien dat je met contractmanagement een optimaal resultaat uit je overeenkomst kan halen. Je komt minder voor verrassingen te staan en dat komt in veel gevallen de relatie tussen jou en je contractspartij ten goede.
Mocht blijken dat een overeenkomst toch niet meer bij je onderneming past, dan is onze volgende blog interessant voor jou. We staan dan stil bij het beëindigen van overeenkomsten.
Neem contact op met JPR als je nog vragen hebt
Heb je vragen over je rechten en verplichtingen over je lopende overeenkomsten, schroom dan niet om contact met ons op te nemen. Onze ondernemingsrecht advocaten staan klaar om met je mee te denken.
Dit artikel is geschreven in samenwerking met Maarten Berrevoets.
Vera Rhebergen-Vaags
Lotte Veltkamp